MATERI 1. DASAR DASAR KORESPONDENSI

MATERI PEMBELAJARAN

KORESPONDENSI NIAGA

Dasar-Dasar Komunikasi Kantor

1.      Pengertian Komunikasi

Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam berinteraksi dengan orang lain, tanpa komunikasi mustahil ada respon dari orang lain. Komunikasi membuat seseorang dapat mengembangkan keterampilan berbicara untuk dapat bersosialisasi dilingkungan tempat kerja, rumah, bahkan sampai di masyarakat.

Dengan komunikasi yang santun, budi bahasa yang baik, senyum yang ikhlas, ramah dan sopan, juga ringan dalam mengucapkan terima kasih dan permohonan maaf, akan mewujudkan rasa saling menghormati dan kerja sama yang semakin erat, sehingga meningkatkan produktifitas kerja karyawan yang dibutuhkan oleh organisasi/perusahaan.

Istilah komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu communicare yang berarti memberitahukan. Beberapa pengertian komunikasi menurut beberapa ahli, antara lain sebagai berikut.

1.                  Menurut Mc. Farland, komunikasi adalah proses interaksi atau hubungan saling pengertian satu sama lain antara manusia.

2.                  Menurut Keith Davis dalam bukunya Human Relation at Work, komunikasi adalah proses jalur informasi dan pengertian dari seseorang dari seseorang ke orang lain.

3.                  Menurut Dr. Phil Astrid Susanto dalam bukunya komunikasi dalam Teori dan Praktek, komunikasi adalah proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti.

4.                  Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan antara dua orang atau lebih, sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami. Komunikasi dapat pula berarti hubungan atau kontak.

5.                  Dalam Ensiklopedia Administrasi, komunikasi adalah suatu proses penyampaian ide dari sumber berita ke suatu tempat tujuan.

6.                  Dalam Kamus Administrasi Perkantoran, komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung bermacam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain.

Berdasarkan beberapa pengertian komunikasi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa komunikasi adalah suatu proses kegiatan penyampaian warta/pesa/berita yang mengandung arti dari satu pihak ke pihak lain dalam usaha mendapatkan saling pengertian.

2.              Unsur-Unsur Komunikasi

Komunikasi merupakan kegiatan yang paling banyak dilakukan oleh manusia, dimanapun, kapanpun, dan siapapun akan melakukan kegiatan ini, baik dikantor, disekolah, atau dimana saja setiap orang harus dapat bersosialiassi dengan lingkungannya. Salah satu cara menyesuaikan diri adalah dengan berkomunikasi, baik secara verbal maupun non verbal.

Komunikasi yang buruk akan menghambat individu untuk menyampaikan ide (baca Foktor-faktor penghambat komunikasi) , sedangkan komunikasi yang lancar sebaliknya akan memperlancar informasi/ide dari satu pihak ke pihak lain. Berikut ini dijelaskan Unsur-Unsur Komunikasi.

1. Comunicator (penyampai)

Comunicator adalah orang yang menyampaikan informasi/ide atau pesan. Komunikator dapat berupa perorangan maupun kelopok. Contohnya, Guru yang memberikan materi pelajaran dikelas.

2. Communicate (pendengar)

Comunicate/komunikan merupakan orang yang menerima/mendengar pesan/ide dari comunikator/penyampai. Komunikan ini dapat berupa perorangan atau kelompok. Contoh, siswa yang mendengarkan guru menyampaikan materi.
3. Message (pesan)

Unsur berikutnya  adalah pesan/ide atau informasi yang mengandung arti yang disampaikan oleh komunikator. Pesan dapat berupa kata-kata, gambar, suara, warna, tulisan, sandi, perasaan, dll. Contoh. Spanduk iklan, Rambu lalu lintas.

4. Media

Media atau alat penyampai pesan yang berguna untuk menyampaikan pesan baik secara langsung maupun tidak langsung. Contoh, telepon, televisi, surat, internet, dll.

5. Feedback (respon)

Unsur terakhir dalam komunikasi adalah tanggapan/respon dari pihak komunikan/pendengar terhadap pesan yang disampaikan oleh komunikator. Respon dari komunikan juga beragam diantaranya adalah.

·                     Zero Feedback, yaitu pesan yang diterima oleh komunikan dari komunikator yang tidak dimengerti oleh komunikan. Biasanya terjadi jika pendengar tidak paham terhadap apa yang disampaikan penyaji.

·                     Possitive Feedback, adalah respon mengerti dari komunikan kepada komunikator.

·                     Neutral Feedback, adalah respon yang tidak memihak, artinya pendengar tidak mendukung maupun menentang.

·                     Negative Feedback, merupakan kebalikan dari neutral feedbak, dimana pendengar memberikan respon yan gmnyudutkan penyaji/komunikator.

Selain lima unsur diatas ada pula beberapa pendapat yang mamasukkan satu unsur lain yakni barrier (hambatan), barrier adalah hambatan pada saat melakukan komunikasi.

3.              Faktor-Faktor Penghambat Komunikasi

Komunikasi akan berjalan lancar bila tidak terjadi berbagai kendala pada saat komunikasi berlangsung. Alangkah tidak nyamannya apabila kita sedang serius berkomunikasi tiba-tiba terhambat hanya karena hal-hal yang sepele. Apalagi jika sedang berbincang serius mengenai urusan pekerjaan. Pasti sangat merepotkan. Agar komunikasi berjalan efektif (baca unsur-unsur komunikasi). Berikut ini akan sedikit dibahas beberapa faktor penghambat komunikasi.

1. Kurangnya Kecakapan

Penyampai yang kurang baik dalam menyampaikan pesan seperti gugup, berbicara terbata-bata, gemetar, ataupun sikap lainnya, tak pelak akan mengesalkan si pendengar. Walaupun pesan yang akan disampaikannya penting, namun dengan kemasan yang kurang menarik audiens tentu kurang respon dengannya. Adapun cara mengatasinya si penyampai pesan harus banyak berlatih agar lebih terampil berbicara.

2. Ketepatan Sikap

Sikap yang tidak tepat pada saat berkomunikasi juga mendukung penghalang komunikasi yang efektif, contohnya adalah sikap meremehkan pendengar, ataupun sebaliknya sikap meremehkan komunikator. Hal ini dapat diatasi dengan menjalin sikap kooperatif, (simpatik, memperhatikan dengan seksama) tentunya dibutuhkan komunikasi awal yang baik.

3. Miskin Materi

Materi menjadi hal penting pada saat komunikasi, sedikitnya materi pembicaraan mengakibatkan audiens cepat bosan, dan informasi yang disampaikan juga menjadi kurang detail. Mengatasi hal ini tidak ada jalan lain kecuali menambah wawasan dan banyak menimba ilmu.

4. Kurang Sensistif

Selain harus memiliki penguasaan materi yang baik, pemateri juga harus memahami siuasi audiens, jangan sampai materi yang disampaikan menjadi mubazir karena tidak sesuai dengan daya nalar penontonnya. Solusinya komunikator harus membiasakan diri dan melihat sistem sosial yang ada di hadanpannya.

5. Kesalahan Bahasa

Bijak-bijaklah menggunakan bahasa, sebab bahasa yang memiliki makna ganda akan menimbulkan salah tafsir bagi pendengar. Beberapa bahasa juga mungkin berbeda antara satu wilayah dengan wilayah lain. Pemecahan masalahnya dengan menggunakan istilah yang tidak ambigu, juga dengan memilih bahasa resmi saja.

6. Jarak 

Jarak antara audiens dengan pemateri sedikit banyak akan mempengaruhi daya tangkap indera pendengaran. Untuk mengatasinya gunakanlah media seperti handphone, internet, speaker, dll.

7. Monoton

Komunikator yang berbicara terus menerus dan tidak memberikan kesempatan untuk bertanya kepada komunikan akan menghambat komunikasi, karena tidak diketahui apakah tujuan penyampaian sudah tercapai atau belum. Cata mengatasinya, berilah kesempatan komunikan untuk mengungkapkan pendapatnya agar komunikasi menjadi lebih efektif.

4.              Cara Mengatasi Hambatan Berkomunikasi

Setelah mengetahui berbagai macam faktor penghambat komunikasi maka untuk mengatasi berbagai macam hambatan tersebut dapat dilakukan hal-hal berikut ini.

1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati

Tentukanlah maksud dan tujuan komunikasi, serta komunikan yang akan dituju. Pelajari apa yang dikehendaki oleh komunikan, gunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami dan tidak bertele-tele, jelaskan inti permasalahan yang penting, tekankan dan telaah ulang inti-inti yang penting.

2. Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi

Komunikasi harus berupaya dapat membuat komunikan lebih mudah memusatkan perhatian pada pesan yang disampaikan. Komunikator yang menyampaikan pesan secara lisan (oral) akan lebih efektif bila lokasi atau tempat berkomunikasi dalam situasi yang nyaman dan tenang, tempat duduk yang teratur, rapi, ruangan yang sejuk, dan lain-lain sehingga penyampaian pesan dapat berlangsung tanpa gangguan yang berarti.

3. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan

Cara dan waktu penyampaian dalam komunikasi harus direncanakan dengan baik, agar menghasilkan umpan balik dari komunikan sesuai harapan. Agar umpan balik dapat berlangsung dengan cepat, maka komunikator dapat memilih media apa yang akan digunakan.