MATERI PEMBELAJARAN
KORESPONDENSI NIAGA
A.
PENGERTIAN SURAT
MENYURAT
Menurut Kamus Besaar Bahasa
Indonesia, edisi ketiga tahun 2002, kata surat mempunyai arti kertas yang
bertulis atau secarik kertas sebagai tanda atau keterangan sesuatu yang
ditulis. Jadi surat adalah alat komunikasi tertulis yang disampaikan dari satu
pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau
perusahaan
Sebuah surat dibuat dan dikirimkan
dengan maksud agar si penerima surat mengerti maksud si pembuat surat. Oleh
sebab itu agar isi surat sampai sesuai dengan kehendak si pengirim/
si pembuat surat, maka dalam membuat surat harus memenuhi kriteria sebagai
berikut :
1.
Surat harus
dibuat dalam bentuk yang menarik
2.
Surat hendaknya
dibuat dengan bahasa yang mudah dimengerti, tidak bertele-tele dan menggunakan
bahasa yang baik dan benar
3.
Hindari
penggunaan kata dan kalimat yang tidak perlu dan dapat membingungkan pihak
penerima
4.
Isi langsung
kepada pokok permasalahan
5.
Menggunakan
bahasa yang sopan dan menarik
Jika seseorang / organisasi
melakukan komunkasi secara terus – menerus dan tidak mendapat tanggapan, maka
dapat diambil kesimpulan bahwa komunikasi tersebut tidak berhasil dan tidak
berkelanjutan, serta hal ini tidak dapat dikatakan surat menyurat. Oleh karena
itu, surat-menyurat atau korespondesi adalah gubungan komunkasi tertulis yang
dilakukan secara terus-menerus, secara timbal bailik antara yang satu dengan
yang lainnya.
Didalam sebuah organisasi, korespondensi dapat di bagi
menjadi 2 macam, yaitu :
1.
Korespondensi
ekstern adalah hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh organisasi dengan
pihak luar
2.
Korespondensi
intern adalah hubungan surat menyurat antar pejabat dalam sebuah
organisasi/kantor dan dapat juga antar kantor cabang dan pusat atau sebaliknya
B. TUJUAN DAN FUNGSI SURAT
Manusia dalam melakukan tugas dan
pekerjaannya pasti memiliki tujuan, baik itu untuk kepentingan dirinya atau
untuk tujuan bersama. Bagitu pula dalam surat-menyurat, tentu memiliki tujuan
Adapun
tujuan membuat surat adalah ;
1.
Untuk
menyampaikan pesan/informasi
2.
Untuk
memperlancar arus informasi
3.
Untuk membuat
sipenerima paham dan mengerti terhadap isi surat sehingga kominkasi dapat
berkelanjutan
Disamping
tujuan di atas, surat sebagai alat komunikasi mempunyai 7 fungsi :
1.
Sebagai wakil
atau duta si penulis dan pengirim surat
Disini surat berperan menjadi pembawa misi untuk
menyamnpaikan isi surat mewakilik si penulis surat. Sipenulis surat tidak perlu
datang sendiri untuk menmui orang yang dituju cukup diwakili oleh surat yang
dibuatnya
2.
Alat pengingat /
berpikir
Apabila suatu saat isi surat diperlukan kembali
dapat diambil kembali dari surat yang telah disimpan atau diarsipkan
3.
Bukti Hitam
Putih
Dalam sebuah organisasi apabila terjadi suatu
masalah, maka surat dapat dijadikan sebagai hitam di atas putih seperti contoh
: surat perjanjian, kuitansi, faktur, surat tanda terima dan lain-lain
4.
Dokumen Historis
Arsip yang telah di simpan lama dapat digali kembali
untuk mengetahui sejarah masa lampau
5.
Jaminan keamanan
Surat keterangan jalan adalah contoh surat yang akan
memberikan jaminan keamanan dalam perlajanan
6.
Pedoman dan
Dasar Bertindak
Misalnya surat keputusan, surat perintah, surat
tugas adalah surat sebagai pedoman dan dasar untuk melakukan
tindakan/pekerjaan yang diberikan atasannya
7.
Alat promosi
Dalam
Kop surat akan tertera nama perusahaan dan jenis usaha untuk dapat dilihat oleh
si penerima surat yang sekaligus berfungsi sebagai promosi
A.
JENIS-JENIS
SURAT
Jenis-Jenis surat ternyata tidak
hanya satu tetapi ada bermacam-macam jenis surat. Surat-surat dapat
dikelompokan berdasar pada sifat surat, wujud surat, kemanan isinya, proses
penyelesaiannya, jumlah penerima atau sasarannya, maksud dan tujuannya serta
dinas pos. Mari kita membahasnya satu persatu
1. Jenis
surat berdasarkan sifatnya
Berdasarkan sifatnya surat dapat dibagi memjadi 5
macam, yaitu surat pribadi, surat niaga, surat sosial dan surat resmi. Dibawah
ini kita akan membahasanya satu persatu
a. Surat
Pribadi
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang ( atas nama
pribadi ) yang berisi tentang hal-hal yang bersifat pribadi. Surat pribadi
dibagi menjadi 2 macam, yaitu surat pribadi yang bersifat kekeluargaan (
misalnya surat dari anak kepada orang tuanya, surat perkenalan dengan seseorang
, surat dari dan untuk saudara dan sebagainya) dan surat pribadi yang bersifat
resmi ( misalnya surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin tidak masuk
kerja/sekolah, surat dari seorang pegawai yang sisinya tentang permohonan cuti
dan sebagainya) Surat Pribadi yang bersifat resmi dapat disebut pula setengah
resmi
b. Surat
Niaga
Adalah surat yang terdapat dalam dunia bisnis atau
dunia niaga atau surat yang dibuat dan dikirim dari satu badan usaha/perusahaan
ditujukan kepada badan usaha/perusahaan lainnya. Contoh : Surat
perkenalan, surat permintaan penawaran, surat penawaran dan lain-lain
c. Surat
Dinas Pemerintah
Adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah
yang isinya mengenai soal kedinasan. Surat dinas disebut juga dengan surat
jabatan karena surat tersebut dibuat dan di tanda tangani seseorang atas nama
jabatanya dalam suatu instansi ( bukan atas pribadi ) contoh :
surat tugas, surat instruksi, surat perintah, surat keputusan dan
sebagainya.
d. Surat
Sosial
Adalah surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial
yang isinya tentang kegiatan sosial dan bukan mencari keuntungan semata-mata
e. Surat
Dinas Swasta
Adalah surat yang dipergunakan oleh instansi swasta
yang isinya menyangkut kepetingan instansi swasta tersebut. Contoh : surat
undangan rapat rutin /berkala, surat panggilan pegawai, surat peringatan untuk
pegawai.
2. Jenis
Surat Berdasarkan Wujudnya
Berdasarkan wujudnya ( secara fisiknya ) surat dapat
dibagi menjadi 5 macam, yaitu kartu pos, warkat pos, surat bersampul,
memorandum dan nota, telegram dan teleks. Hal ini akan kita bahas sekarang satu
persatu-satu
a. Kartu
Pos
Adalah selembar kertas karton tipis yang berukuran
10 x 15 Cm yang digunakan untuk menulis surat yang isinya singkat dan tidak
bersifat rahasia, Kartu Pos dikeluarkan oleh Perum Pos dan Giro atau pihak
swasta. Biasanya penggunaan kartu pos in untuk surat yang isinya tidak
menyangkut rahasia pribadi ataupun rahasia perusahaan/instansi sehingga jikalau
terbaca oleh orang yang tidak berkepentinganpun tidak akan merugikan pihak
manapun.
b. Warkat
Pos
Adalah sehelai kertas yang dicetak sedemikian rupa
sehingga apabila dilipat dapat berupa sebuah amplop dan apabila dibuka di
dalamnya dapat digunakan untuk menuls surat. Warkat Pos hanya di lekuarkan oleh
Perum Pos Dan Giro
Warkat pos ini terdiri dari 2 bagian, yaitu :
-
Bagian lurar
surat mempunyai 2 fungsi, yaitu :
a.
Bagian depan ;
untuk menulis alamat yang dituju
b.
Bagian belakang
: untuk menulis alamat si pengirim
-
Bagian dalam
surat berfungsi untuk menulis isi/berita surat sehingga kalau sudah
dilipat terlihat seperti amplop surat
c.
Surat Bersampul
Adalah surat yang isinya ditulis dalam
lembaran-lembaran kertas terpisah, kemudian dilipan dan disimpan/dimasukan
dalam sampul tertutp / amplop. Ada 3 kegunaan sampul surat ialah :
1.
Menjaga agar isi
surat tidak terbaca oleh orang yang tidak berkepentingan
2.
Mengemas surat /
berita yang terdiri dari beberapa lembar
3.
Sebagai alas an
kesopanan/kepantasan
d.
Memorandum dan
Nota
Adalah surat yang hanya berlaku ( digunakan ) untuk
kantor atau suatu organisasi yang berisi tentang permintaan dan pemberian
informasi dan petunjuk. Apakah memorandum dan nota berbeda ?
Jawabnya Ya. Perbedaannya terletak pada siapa yang membuatnya dan
ditujukan kepada siapa memo dan nota tesebut.
Memo dibuat oleh pejabat yang lebih
tinggi ditujukan kepada bahwahn atau sebaliknya maupun kepada
pejabat yang setaraf, sedangkan Nota dibuat oleh pejabat yang lebih tinggi
kepada bawahnya atau antar pejabat yang setaraf dalam suatu kantor. Kertas
untuk memo dan nota umumnya berukuran setengan folio atau setengah kuarto
e. Telegram
dan Teleks
Telegram adalah surat/berita yang dikirim dari jarak
jauh. Sedangkan Teleks adalah pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh
3. Jenis
Surat Berdasarkan kemanan isinya
Berdasarkan keamanan isinya, surat digolongkan
menjadi 4 macam, yaitu surat sangat rahasia, surat rahasia, surat konfidensial
( terbatas ) dan surat biasa.Mari kita membahasnya masing-masing dari surat
tersebut satu persatu.
a. Surat
Sangat Rahasia
Surat Sangat Rahasia adalah surat yang isinya tidak
boleh diketahui oleh orang yang tidak berkepentingan dan biasanya berkaitan
dengan dokumen-dokumen yang berhubungan erat dengan keamanan negara Contoh :
Lembar soal Ujian Nasional maupun dokumen negara lainnya.
Biasanya surat sangat rahasia diberi kode SRHS atau
SR lalu dilak ban dimasukan ke sampul kedua yang beri kode SRHS atau
SR kemudian dimasukan ke dalam sampul ketiga tanpa dilak maupun tanpa kode SRHS
atau SR
b. Surat
Rahasia
Surat Rahasia adalah surat yang isinya tidak boleh
dibaca oleh orang yang tidak berkepentingan karena mengandung kerahasiaan
Surat Rahasia diberi kode RHS atau R.
Berbeda dengan surat sangat rahasia, surat rahasia ini dikirimkan mengunakan
dua buah sampul, sampul pertama diberi kode RHS atau R dan dilak Kemudian
dimasukan ke dalam sampul kedua tanpa dilak dan tanpa diberi kode RHS atau R.
Sampul kedua tersebut merupakan sampul biasa
c. Surat
Konfidensial ( Terbatas )
Surat konfidential adalah surat yang isinya hanya
boleh dikethui oleh pejabat yang bersangkutan
d. Surat
Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya boleh di
ketahui oleh orang lain karena tidak menimbulkan kerugian siapa saja yang
membacanya
4. Jenis
Surat Berdasarkan Proses Penyelesaiannya
Berdasarkan Proses penyelesaiannya, surat di bagi
menjadi 3 macam yaiut surat sangat segera, surat segera dan surat biasa. Kita
akan membahas masing-masing surat tersebut satu persatu
v Surat
Sangat Segera
Surat
sangat segera adalah surat yang cara pengirimannya mendapat perioritas pertama
agar segera sampai kepada penerimnya. Oleh karena itu penyelesaiannya dan
pengirimannya harus dilakukan dalam waktu sesingkat-singkatnya . Untuk
kepetingan itu maka surat-surat lain dapat di kalahkan.
v Surat
Segera
Surat
Segera adalah surat yang harus disampaikan kepada penerimanya, tapi bukan
berarti yang mendapat perioritas pertama
v Surat
Biasa
Surat
biasa adalah surat yang harus disampaikan kepada penerimnya, tetapi tidak
mendapat perioritas utama seperti yang terjadi pada surat sangat segera dan
surat segera
5. Jenis
Surat Berdasarkan Jumlah penerimanya
Jenis
surat berdasarkan jumlah penerimanya atau sasaran yang dituju dapat dibagi
menjadi 3 macam, yaitu surat biasa, surat edaran dan surat pengumuman
v Surat
Biasa
Surat
biasa adalah surat yang dirimkan kepada seseorang atau kepada seorang pejabat
suatu organisasi
v Surat
Edaran
Surat
Edaran adalah surat yang dikrimkan kepada beberapa pejabat atau beberapa orang
tertentu
v Surat
pengumuman
Surat
Pengumuman adalah surat yang memuat berita untuk sejumlah orang atau pejabat
yang namanya tidak disebukan satu per satu
6. Jenis
Surat Berdasarkan maksud dan Tujuannya
Berdasar
maksud dan tujuannya surat dapat dibagi menjadi beberapa macam, seperti surat
pemberitahuan, surat perintah, surat instruksi, surat permohonan, surat
panggilan, surat peringatan, surat pengantar, surat tugas, surat keputusan,
surat panggilan, surat perinatan, surat penganar, surat penawaran, surat
pesanan, surat pengiriman barang. Mari kita membahasnya masing-masing jenis surat
tesebut
v Surat
Pemberitahuan
Surat
Pemberitahuan adalah surat yang mempunyai maksud untuk memberitahukan tentang
segala hal yang menyankut kepentingan bersama
v Surat
perintah
Surat
Perintah adalah surat yang mempunyai maksud memberi perintah kepada bawahan
dengan tujuan untuk melaksanakan tugas di luar pekerjaan rutin. Dengan adanya
surat perintah ini, penerima berhak memperoleh fasilitas-fasilitas yang telah
ditetapkan agar dapat melaksanakan tugasnya dengan efisien dan efektif
v Surat
Instruksi
Surat
Instruksi pada dasarnya, pengrtiannya sama dengan surat perintah
v Surat
permohonan
Surat
Permohonan adalah surat yang mempunyai maksud untuk memohon suatu hal, seperti
memohon untuk cuti, memohon untuk memakai suatu kendaran milik perusahan dan
lain sebagainya dengan tujuan untuk kepentingan pribadi maupun untuk
kepentingan bersama
v Surat Panggilan
Surat
Panggilan adalah surat yang mempunyai maksud untuk memanggil seseorang dengan
tujuan tertentu tergantung dari siapa yang memanggil orang tersebut
v Surat
Peringatan
Surat
Peringatan adalah surat yang diberikan kepada seseorang dengan maksud untuk
memberikan peringan kepada orang yang bersangkutan karena orang tersebut
melakukan sesuatu yang melanggar ketentuan. Biasanya surat peringatan ini
diberikan sebanyak 3 kali kepada orang yang bersangkutan
v Surat
pengantar
Surat
Pengantar adalah surat yang diberikan kepada suatu instansi tertentu dengan
maksud memberi suatu pengantar apabila orang atau barang telah sampai kepada
instansi yang dimaksud
v Surat
Tugas
Pada
dasarnya, pengrtian surat tugas itu sama dengan pengertian surat perintah dan
surat instruksi
v Surat Keputusan
Surat
Keputusan adalah surat yang dibuat oleh pejabat yang berwenang dengan maksud
memberi suatu keputusan mengenai hal-hal yang dianggap penting dan perlu dengan
tujuan agar dapat dilaksanakan secepat mungkin
v Surat
Penawaran
Surat
penawaran adalah surat yang dibuat dan dikirmkan oleh penjual kepada calon
pembeli untuk menawarkan barang atau jasa. Penawaran barang atau jasa dari
penjual kepada calon pembeli terjadi karena adanya permintaan penawaran dari
calon pembeli aau dapat juga tanpa adanya permintaan penawaran dari calon
pembeli
v Surat Pesanan
Surat
Pesanan adalah surat yang dibuat dengan maksud dan tujuan untuk memesan barang
atau jasa kepada pihak penjual dengan menyebutkan kreteria barang yang
diinginkan
v Surat
pesanan
Surat
Pesanan adalah surat yang dibuat dengan maksud dan tujuan untuk memesan barang
atau jasa kepada pihak pnejual dengan menyebutkan kreteria barang yang
diinginkan .
v Surat Pengiriman
Barang
Surat
Pengiriman barang adalah surat yang di buat dengan maksud dan tujuan agar
pembeli mempunyai persiapan untuk penerimaan barang tersebut
karena sangat mungkin apabila barang pesanan tersebut memerlukan
tempat penyimpanan ( tempat barang ) khusus
7. Jenis
Surat Berdasarkan Dinas Pos Surat
Berdasarkan
dinas pos surat, maka surat dapat dibagi menjadi 5 macam, yaitu surat kilat
khusus, surat kilat, surat biasa, surat tercatat, dan surat berharga. Mari kita
membahas masing-masing jenis jenis surat yang telah kita sebutkan di atas
v Surat
Kilat Khusus
Surat
Kilat khusus adalah surat yang harus secepatnya disampaikan kepada penerimanya
secara tercatat. Surat Jenis ini dikirimkan paling dahulu dan biasanya
dibuatkan resinya sebagai tanda bukti penririmannya. Pengiriman surat kilat
khusus ini biasanya hanya dapat dilayani pada kantor pos besar
v Surat
Kilat
Surat
kilat adalah surat yang harus secepatnya disampaikan kepada penerimanya secara
biasa. Surat ini harus didahulukan dibandingkan dengan surat biasa lainnya,
tetapi tidak secara tercatat. Pengirimannya dapat dilayani di setiap kantor Pos
v Surat
Biasa
Surat
Biasa adalah surat yang harus disampaikan kepada penerimanya secara biasa
menggunakan sampul biasa dan biayanya relatif lebih murah. Pengiriman surat
jenis ini berdasrkan urutan surat yang ada
v Surat
Tercatat
Surat
Tercatat adalah surat yang cara pengirimannya biasa, tetapi ada tanda buykti
pengiriman yang diberikan kepada pengirim surat. Pengiriman Surat tersebut di
catat oleh pegawai Pos
v Surat
Berharga
Surat
Berharga adalah surat yang dapat dipercaya kebenarannya, seperti akte
kelahiran, akte tanah, surat perjanjian, sertifikat tanah, surt izin mendirikan
bangungan
D.
BAHASA SURAT
1) Bahasa
yang jelas
Yang
dimaksud dengan jelas adalah bahas yang tidak memberi peluang untuk ditafsirkan
secara berbeda. Bahas dikatakan jelas jika dua orang atau lebih mempunyai
penafsiran yang sama tentang suatu maksud .
Faktor
penyebab ketidakjelasan adalah mulai dari kesalahan dalam penulisan ejaan
sampai ketidak rapihan penataan alenia.
2) Bahasa
yang lugas
Lugas
dapat diartikan sederhana, simple, langsung pada masalah. Dalam dunia bisnis
orang selalu menginginkan segala sesuatu serba cepat dan seca praktis atau
lugas. Sehingga setiap penulisan gagasan, penyelesaian masalah dilakukan tidak
bertele-tele atau berbelit-belit. Penggunaan bahasa harus padat dan hemat
tetapi tetap mengandung makna yang lengkap dan jelas.
3) Bahasa
yang umum
Yang
dimaksud dengan bahasa umum dalam pembahasan ini adalah bahas resmi yang
memasyarakat, bahasa baku yang dipakai di depan umum, bahasa yang dipahami oleh
semua lapisan masyarakat. Bahasa umum juga dapat dikatakan sebagai bahas
standar.
4) Kata
yang baku
Yang
dimaksud dengan kata baku atau standar adalah kata yang dianggap paling benar
ditinjau dari segi penulisan dan pengucapannya.
5) Ungkapan
tetap
Ungkapan
tetap atau dapat juga disebut ungkapan idiomatik adalah ungkapan yang unsurnya
terdiri atas dua kata atau lebih yang berpola tetap (konstruksinya berbentuk
frasa, dan disebut frasa transisi)
6) Pemakaian
EYD
a) Penulisan
huruf
b) Penulisan
kata
c) Penulisan
unsur serapan
d) Pemakaian
tanda baca
E.
BENTUK – BENTUK SURAT
1) LURUS
PENUH (Full Block Style)
Kepala
surat (kop surat) merupakan bagian penting surat yang menunjukkan identitas
instansi asal dari suatu surat. Kepala surat dapat diketik secara sentering
horisontal, blok, atau pivot tergantung dari aturan yang berlaku di suatu
instansi baik pemerintah maupun swasta.
Untuk
pengetikan kepala surat (kop surat) secara umum diberi ruang 10 kali kait
(enter) untuk menggunakan kertas kuarto dan 12 kait (enter) untuk ukuran kertas
folio jika menggunakan jarak baris 1.
Pengetikan
surat bentuk lurus penuh (full block) adalah pengetikan surat yang semua bagian
surat diketik lurus sebelah kiri atau memulai dari pasak kiri. Pengetikan
bentuk surat ini sangat mudah jika dibandingkan dengan bentuk-bentuk surat
lainnya. Untuk lebih jelasnya perhatikan bagan di bawah ini.
2) BENTUK
LURUS (BLOCK)
Bentuk
surat ini diketik mulai dari pasak kiri seperti pengetikan bentuk surat lurus
penuh (full block), kecuali tanggal dan salam penutup, nama perusahaan/lembaga,
nama yang akan menanda tangani surat. Hal-hal tersebut diketik mulai dari
tengah kertas setelah diberi spasi 5 ke kanan dan jika surat tersebut terdapat
“untuk perhatian” (attention line) dan “Hal” (subject line), maka diketik
secara sentering horizontal.
Mengirim
surat yang baik tentunya harus dilengkapi dengan amplop atau sampul. Hal ini
dimaksudkan untuk menjaga kerahasian dan kerapian surat. Selain itu penerima
surat lebih mudah untuk mengenali dari mana surat berasal, apalagi kalau amplop
atau sampul tersebut dilengkapi dengan kop.
Untuk
lebih jelasnya perhatikan contoh pengetikan amplop/sampul sebelum mengetahui
tata cara pengetikan surat bentuk lurus (block style):
3) BENTUK
SETENGAH LURUS
Bentuk
surat setengah lurus (semi block) hampir sama dengan bentuk lurus (block),
perbedaan terletak pada pengetikan isi saja yaitu setiap alinea, diketik
setelah masuk 5 (lima) spasi.
4) BENTUK
BERTAKUK
Secara
keseluruhan bentuk surat bertakuk (Idented Style) dan bentuk surat
setengah lurus tidak jauh berbeda . Perbedaannya hanya terletak pada cara
penulisan alamat tujuan. Penulisan alamat tujuan yang bergerigi inilah yang
disebut bertakuk.
Penulisan
garis pertama alamat tujuan dimulai dari margin kiri. Awal baris kedua dimulai
setelah masuk lima hentakan dari awal baris pertama. Awal baris ketiga dimulai
setelah masuk lima hentakan dari awal baris kedua; dan seterusnya
5) Alinea
Menggantung (Hanging Paragrafh Style)
Sesuai
dengan namanya, alenia pada model ini memang menggantung. Jika pada model lain
awal alenia dimulai dari margin kiri atau masuk lima hentakan ketik, pada model
ini hanya awal alenia yang dimulai dari margin kiri, sedangkan baris berikutnya
masuk lima hentakan ketik dari margin kiri.
6) Bentuk
Resmi Indonesi Lama (Official Style )
Bentuk
resmi Indonesia lama memiliki penempatan bagian-bagian surat yang khas. Bentuk
surat berperihal ini dipakai oleh instansi pemerintah dan masyarakat umum.
7) Bentuk
Resmi Indonesia Baru (New Offical Style)
Bentuk
resmi Indonesia baru ini tidak jauh berbeda dengan bentuk resmi Indonesia lama.
Pada bentuk ini penulisan notasi tiga serangkai: nomor, lampiran, dan hal tetap
pada posisinya, yaitu di sebelah kiri atas. Demikian pula tanggal, tetap
ditempatkan di sebelah kanan atas.
Posisi
alamat tujuan pada bentuk resmi baru ini tidak sama dengan bentuk resmi lama.
Alamat tujuan letaknya di sebelah kiri, turun beberapa spasi dari isi perihal.
Pengetikan nama kota tidak masuk lima hentakan dari awal baris di atasnya.
Perbedaan
lain terletak pad penulisan salam penutup, nama organisasi yang mengeluarkan
surat, nama penadatangan, dan jabatan penanda tangan surat. Rangkaian penulisan
bagian surat itu tidak dituliscentering, melainkan ditulis secara block.
D.
BAGIAN – BAGIAN SURAT
1. Kepala
Surat
a. Terletak
di bagian atas surat
b. Berfungsi
sebagai identitas diri bagi instansi/ perusahaan yang bersangkutan
c. Identitas:
1. nama
instansi
2. lambang/logo
3. alamat
lengkap
4. nomor
telepon, faksimil atau e-mail
Contoh
:
WIKRAMA
Yayasan
Prawitama
Sekolah
menengah kejuruan
· Bisnis
& Manajemen
· Teknologi
Informasi
|
Jl.
Raya Wangun Kel. Sindangsri Bogor
Po.
Box 1 Ciawi Bogor 16720
Telp./Faks.
(0251) 242411
|
2. Nomor
Surat
Berguna
untuk:
· pengarsipan
· mengetahi
banyaknya surat keluar
· tahun
rujukan dalam surat menyurat tahap berikutnya
Berisikan
:
· nomor
urut surat
· kode
surat
· angka
bulan
· angka
tahun
Contoh:
Nomor
: 045/KOP-GG/VI/05
3. Tanggal
Surat
· Nama
tempat tidak perlu dituliskan apabila sudah tercantum dalam kepala surat.
· Nama
bulan dan angka thun ditulis lengkap
Contoh :
Bandug, 6 September 2005
6
September 2005
4. Lampiran
a. sebagai
penunjuk bagi penerima surat tentang adanya keterangan tambahan selain surat
itu sendiri.
b. Bila
tidak ada lampiran sebaiknya tidak dicantumkan lampiran.
c. Pencatuman
jumlah lampiran dengan huruf atau angka.
Contoh
:
Lampiran
: satu berkas
Lampiran
: 3 helai
5. Hal
Surat
a. Soal
yang dibicarakan dalam surat
b. Ditulis
dengan singkat, jelas dan menarik
c. Huruf
pertama pada setiap katanya ditulis dengan huruf kapital
d. Tidak
menggunakan titik
Contoh
:
Hal
: Undangan Rapat Panitia
6. Alamat
Surat
a. Alamat
dalam ditulis pada kertas surat, sebagai pengontrol baik bagi penerima surat
maupun pengirim.
b. Alamat
luar ditulis pada amplop dengan jelas dan lengkap
Contoh
:
Yth.
Endang Taurin
Jalan
Asia Afrika 123
Bandung
40111
7. Salam
Pembuka
a. Sebagai
penghormatan terhadap pihak yang dituju.
b.Digunakan
agar surat tidak terasa kaku.
Contoh
:
Dengan
hormat,
Ibu
Rina yang terhormat
8. Isi
Surat
a. Terbagi
atas :
1. Alinea
pembuka, sebagai isi dan alinea penutup
Contoh
:
v Bersama
ini kami kirimkan kepada Bapak…………..
v Membalas
surat Ibu tanggal
Contoh
salah :
Dengan
ini kami mengajukan surat lamaran untuk ……………….
Bersama
ini kami beritahukan bahwa surat Saudara………………
2. Alinea
Isi, merupakan bagian surat yang menerangkan maksud penulisan surat, ketentuan
:
a. Urutan
sistematis
b. Setiap
alinea mewakili satu gagasan utama
c. Bahasa
sopan dan menarik
d. Perhatikan
penulisan ejaan
e. Hindari
pemakaian akronim/singkatan yang belum lazim.
3. Alinea
penutup, berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih atau selamat
Contoh
:
Atas
bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih
Contoh
(salah) :
Atas
perhatiannya, kami ucapkan terima kasih
9. Salam
Penutup
a. Huruf
awal ditulis dengan huruf kapital
b. Diakhiri
dengan tanda koma
Contoh
:
Hormat
kami,
10. Pengirim
Surat
a. Pihak
yang bertanggung jawab atas penulisan/penyimpanan surat
b. Sebutkan
identitas diri: jabatan, nomor induk pegawai, cap dinas.
c. Nama
pengirim tidak bergaris bawah, tidak diberi tanda kurung.
Contoh
:
Hormat
kami,
Ttd
Marcelina
Utamia
Sekretaris
Panitia
11. Tembusan
Surat
a. Dibuat
jika isi surat perlu diketahui pihak lain.
b. Disusun
berdasarkan urutan tingkat/hirarki (dari atas)
c. Kata
arsip/pertinggal tidak perlu dicantumkan
Contoh
:
Tembusan
:
1. Kakanwil
Depdiknas Jawa Barat
2. Kakandep
Depdiknas Cirebon
12. Inisial
a. Singkatan
dari nama pengonsep dan pengetik surat.
b. Berguna
untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat.
Contoh
:
MU/YE
Marcelina
Utami (Pengonsep)
Yustina
Eka (Pengetik)
No comments:
Post a Comment