MATERI 3. SURAT DINAS

SURAT DINAS

Pengertian Surat Dinas

Surat Dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga tertentu untuk keperluan dinas. Surat dinas juga dapat didefinisikan sebagai surat resmi yang berisi hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan dari lembaga atau instansi tertentu.

Surat dinas umumnya dikeluarkan oleh instansi pemerintah atau swasta untuk berbagai keperluan. Tujuan surat dinas dikeluarkan adalah untuk keperluan menyampaikan pemberitahuan suatu izin, pengumuman, penugasan, dan lain-lain, kepada staff di instansi/ lembaga terkait.

Surat dinas termasuk dalam kategori surat resmi karena penulisannya menggunakan format khusus dimana bentuknya formal dan menggunakan bahasa baku atau resmi.

Kegunaan / Fungsi Surat Dinas

Seperti yang telah disebutkan pada pengertian surat dinas di atas, surat resmi ini dibuat untuk maksud dan tujuan tertentu. Berikut ini adalah fungsi dari surat dinas:

1.      Sebagai pedoman kerja, misalnya surat instruksi kerja, surat izin, dan surat keputusan.

2.      Sebagai alat pengingat, baik kepada pemberi surat maupun penerima surat dinas tersebut. Itu sebabnya surat dinas harus selalu diarsipkan.

3.      Sebagai bukti adanya perubahan dan perkembangan pada suatu instansi atau lembaga.

4.      Sebagai alat bukti otentik, terutama surat perjanjian.

Ciri-ciri Surat Dinas

Kita dapat mengenali sebuah surat dari karakteristiknya yang berbeda dengan jenis surat lainnya. Berikut ini adalah ciri-ciri surat dinas pada umumnya:

1.      Terdapat kepala surat (kop surat) serta nama instansi/ lembaga pada bagian kepala surat.

2.      Surat dinas memiliki nomor surat dan juga lampiran sebagai berkas pendukung.

3.      Surat dinas menggunakan bahasa baku dan resmi, serta dibuat dalam format tertentu.

4.      Pada bagian surat terdapat salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat.

5.      Surat dinas harus dilengkapi dengan stempel atau cap dari instansi/ lembaga yang mengeluarkannya.

Struktur Surat Dinas

Sesuai dengan penjelasan pada pengertian surat dinas, surat resmi ini memiliki beberapa bagian yang harus tertera secara jelas. Bagian-bagian surat dinas tersebut diantaranya adalah:

1. Kepala Surat (Kop surat)

Bagian ini berada paling atas pada surat resmi. Dalam kepala surat terdapat logo, nama dan alamat lembaga/instansi.

2. Tanggal Surat

Pada bagian tanggal surat terdiri atas nama tempat dan tanggal dimana surat tersebut dibuat.

3. Nomor Surat

Nomor surat terdiri dari kode, nomer surat yang dikeluarkan, identitas lembaga / instansi, serta tahun pembuatan surat.

4. Lampiran

Lampiran adalah berkas pendukung yang akan disampaikan dapat berupa lembaran kertas atau dokumen lain.

5. Perihal atau Hal

Bagian ini dituliskan isi pokok surat dinas, seperi ditujukan untuk siapa dan untuk apa surat tersebut.

6. Alamat

Ada 2 macam penulisan alamat pada surat dinas, ada yang untuk perorangan dan ada yang untuk lembaga atau instansi lain.

7. Salam Pembuka

Guna salam pembuka ini adalah untuk menunjukan rasa hormat atau sopan santun.

8. Isi Surat

Isi surat harus sesuai dengan perihal yang ingin disampaikan dan dibuat dengan singkat, padat, dan jelas.

9. Salam Penutup

Sama halnya dengan salam pembuka, salam penutup merupakan bentuk rasa hormat atau sopan santu serta menunjukkan akhir dari surat.

10. Nama

Bagian ini diisi dengan nama lengkap pengirim surat.

11. Tembusan

Pihak lain yang perlu mengetahui tentang surat tersebut harus diberikan tembusan atau copy dari surat yang asli.

12. Inisial

Inisial biasanya dicantumkan pada bagian kiri bawah tembusan surat dinas tersebut. Ini dibuat jika diperlukan saja.