SURAT NIAGA
Pengertian Surat Niaga
Surat Niaga adalah suatu
surat yang dibuat/ dikeluarkan oleh seseorang atau badan usaha/ perusahaan untuk
keperluan niaga atau bisnis.
Surat niaga adalah jenis surat resmi yang
isinya berhubungan dengan penawaran, jual-beli barang atau jasa sehingga sering
disebut sebagai surat dagang atau surat bisnis. Dengan kata lain, surat niaga
adalah surat resmi yang dibuat seseorang atau badan usaha untuk mencari
keuntungan dari kegiatan bisnis.
Surat niaga dapat bersifat intern maupun
ekstern, tergantung situasinya. Dalam hal intern, surat niaga digunakan untuk
hubungan antar pihak-pihak tertentu di dalam satu perusahaan. Sedangkan dalam
hal ekstern, surat niaga digunakan untuk hubungan dengan pihak lain di luar
perusahaan, baik itu perorangan maupun badan usaha.
Fungsi dan Tujuan Surat Niaga
Mengacu pada pengertian surat niaga di atas, berikut ini
adalah beberapa fungsi dan tujuan dari surat tersebut:
·
Surat niaga merupakan wujud nyata atau bukti sah adanya
perjanjian.
·
Surat niaga menjadi alat pengingat yang harus diarsipkan dan
bisa digunakan setiap kali diperlukan.
·
Surat niaga dapat menjadi wakil penulis dalam pertemuan
dengan lawan bicaranya.
·
Surat ini juga dapat digunakan sebagai panduan dalam
menjalankan tugas.
·
Surat niaga bisa menjadi alat untuk promosi
Jenis-jenis
Surat Niaga
Dalam perdagangan atau jual-beli terjadi beberapa proses
yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya. Beberapa proses dalam
perdagangan tersebut kemudian membuat adanya beberapa jenis surat niaga.
Berikut ini adalah macam-macam surat niaga pada umumnya:
1.
Surat Penawaran Barang atau Jasa
2.
Surat Permintaan Barang atau Jasa
3.
Surat Pesanan Barang atau Jasa
4.
Surat Penerimaan Pembayaran
5.
Surat Pengangguhan Pembayaran Barang atau Jasa
6.
Surat Pernyataan Keberatan
7.
Surat Aduan
8.
Surat Edaran
9.
Surat Tagihan
10.
Surat Telegram dan Penegasannya
Ada beberapa hal penting yang wajib diperhatikan ketika
membuat sebuah surat niaga, diantaranya:
·
Menyebutkan maksud dan tujuan surat dan dasar dibuatnya
surat niaga tersebut. Misalnya membuat surat pesanan, maka sebutkan surat
pemesanan tersebut berdasarkan adanya penawaran.
·
Di dalam surat niaga harus jelas menyebutkan jenis dan
jumlah produk/ jasa yang akan dipesan. Disarankan membuat daftar pesanan dengan
rapih agar mudah memeriksanya.
·
Menyebutkan cara pengiriman barang/ jasa yang ingin dipesan.
·
Menyebutkan bagaimana cara pembayaran barang/ jasa tersebut.
·
Di dalam surat niaga juga perlu menyebutkan bagaimana cara
packing yang diinginkan.
Ciri-Ciri Surat Niaga
Sesuai dengan pengertian surat niaga, surat ini digunakan
untuk tujuan bisnis, dan kita dapat dengan mudah mengetahui karakteristiknya.
Berikut ini adalah ciri-ciri surat niaga pada umumnya:
·
Surat niaga selalu berkaitan dengan hal bisnis atau
perdagangan.
·
Surat niaga dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan
ketentuan penulisan surat yang baik.
·
Surat niaga menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif
untuk menarik perhatian.
·
Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah
dimengerti.
·
Surat niaga cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih
efisien, hemat waktu, tenaga, dan biaya.
No comments:
Post a Comment